Skarp koordinator til Institutsekretariat
Er du en god koordinator, der både har sans for detaljen og kan skabe overblik? Er du analytisk og kan bidrage til at udvikle og effektivisere administrative systemer og arbejdsgange? Kan du overskue og formidle store informationsmængder? Så er det måske dig, vi leder efter som vores nye kollega på Institut for Mennesker og Teknologi ved Roskilde Universitet med opstart snarest muligt!
Arbejdsopgaver
På Institut for Mennesker og Teknologi [IMT] får du en vigtig og central placering i forhold til både at understøtte og udvikle instituttets allokeringsprocesser og personaleadministration, ligesom sekretariatsbetjening af en række råd og udvalg også vil præge din hverdag. Du vil desuden skulle varetage andre ledelsesunderstøttende og organisatoriske opgaver, både planlagte og uplanlagte.
Dine primære opgaver vedrører følgende:
- Faglig koordination og sparring med vores team af studentermedhjælpere i institutsekretariatet
- Allokering og ressourcestyring ifm. instituttets undervisning i tæt samarbejde med institutledelsen
- Drive administrative processer særligt i relation til personaleadministration ved bl.a. at fungere som et vigtigt bindeled mellem instituttet og universitets HR-afdeling
- Understøtte og kvalificere instituttets rekrutteringsprocesser og onboarding af nye medarbejdere
- Sekretariatsbetjening af vores Institutråd, Samarbejdsudvalg og Arbejdsmiljøudvalg; herunder materialeforberedelse, referater, opfølgning og koordinering af møder
- At guide instituttets ansatte ift. personaleadministrative spørgsmål og processer
- Ad hoc ledelsesunderstøttelse af instituttets sekretariatsleder, dekan og prodekan
Det er vigtigt for os, at du løfter dine opgaver ud fra et helhedsperspektiv og samtidig har blik for detaljens betydning. Dertil også, at du kan arbejde systematisk og tænker regler og processer sammen med universitetets kerneopgaver, som er forskning, undervisning og formidling.
Kvalifikationer
Vi forventer derudover, at du;
- har en kandidatgrad indenfor et relevant fagligt område for IMT
- arbejder systematisk, selvstændigt og opsøgende
- har solid erfaring med arbejde i Excel
- lyst til at tage ejerskab på og ansvar for egne, sekretariatets og instituttets opgaver
- trives i en travl arbejdsdag med mange kontaktflader
- er god til at kommunikere både mundtlig og skriftligt
- har et godt blik for proces, kan styre flere sideløbende processer og sikre fremdrift både selvstændigt og sammen med andre
Det er en fordel, men ikke en betingelse, at du har erfaring fra universitetssektoren, og du må desuden gerne have erfaring med projektstyring.
Om Institut for Mennesker og Teknologi
Du kommer til at indgå i institutsekretariatet på Institut for Mennesker og Teknologi, der er ét af fire institutter på Roskilde Universitet. Vi har undervisning og forskning inden for hovedområderne samfundsvidenskab, humanistisk videnskab, teknologisk videnskab, naturvidenskab og folkesundhedsvidenskab der forskningsunderstøtter instituttets 13 kandidatuddannelser, 5 masteruddannelser og allokeringen til fire bacheloruddannelser. Selve institutsekretariatet består af ca. 20 administrative kollegaer, som du vil være tæt involveret med i udvikling af arbejdsgange og systemunderstøttelse. Sekretariatet har desuden et tæt samarbejde med både Roskilde Universitets fælles administration og de øvrige institutter, du vil derfor også få arbejdsrelationer til kolleger på tværs af Roskilde Universitet.
Mere information
For yderligere oplysninger om stillingen venligst kontakt sekretariatsleder Hermod Ringgaard på (+45) 4674 3026 eller hermod@ruc.dk. Vi forventer at afholde ansættelsessamtaler d. 23. marts 2023 med mulighed for 2. samtale d. 27. marts 2023.
Ansættelsesvilkår
Der er tale om en ansættelse på fuldtid 37 timer pr. uge, med reference til sekretariatsleder Hermod Ringgaard. Ansættelse sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og AC. Der er herudover mulighed for at forhandle tillæg. Vi ser gerne, at du kan begynde snarest muligt og senest 1. maj 2023.
Ansøgning
Søg stillingen på https://ruc.dk/ledige-stillinger-pa-roskilde-universitet/
Ansøgningen skal indeholde:
1. Motiveret ansøgning
2. CV
3. Dokumentation for uddannelse
Ansøgningsfristen er 21. marts 2023.
Materiale modtaget efter fristens udløb vil ikke blive taget i betragtning.
Roskilde Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge hos os.
Skriv i din ansøgning, at du har set opslaget på akademikerjob.dk